Sistem Informasi Manajemen
BAB
I
Pendahuluan
Sistem informasi
manajemen (SIM) atau management information system (MIS)
adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang
digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi. Biasanya SIM meng-hasilkan informasi untuk memantau kinerja,
memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.
Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi.
SIM seringkali disebut
juga sebagai sistem peringatan manajemen (management alerting system) karena
sistem ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap
masalah maupun peluang (Haag, 2000). Istilah yang lain dari SIM adalah sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass,
1998).
Proses Manajemen
Proses manajemen
didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
Proses Manajemen
Perencanaan
formulasi
terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen
yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan
tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian
perencanaan
hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana
tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor
pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya.
Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan
korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan
proses
pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan
keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan
pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk
melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat
dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut Francisco
Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa
BAB
II
ISI
Unsur
Pengeroperasian SIM
Komponen Fisik SIM
Unsur ini
adalah penting dalam memahami suatu sistem pengolahan dan karenanya akan
diselidiki sebelum kerangka atau strukturnya diuraikan. Kalau pembelian sutu
sistem informasi manajemen dilakukan seperti lazimnya suatu mobil atau
peralatan, maka komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem
pengoprasiannya akan terdiri dari perangkat keras perangkat lunak, prosedur,
personal pengoperasian, dan database.
a. Perangkat
keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b. Perangkat
lunak
1) Perangkat
lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket
piringan.
d. Prosedur pengoperasian
1) Instruksi
untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi
yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3) Instruksi operasional
e. Personalia
pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
Kegunaan / Fungsi Sistem
Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat
berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan
informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk
masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang
strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut:
1. Meningkatkan
aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin
tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan
proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan
investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi
dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan
teknologi baru.
7. Memperbaiki
produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi
menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi
biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan
mereka.
9. Bank
menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan
menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat
paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM
untuk Pendukung Pengambilan Keputusan, model dari sistem dengan mana keputusan
diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup
menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari
lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui
semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
b. Memiliki
metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan
kepentingan semua alternatif.
c. Memilih
alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau
kegunaan.
12. SIM
Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Komponen SIM
Komponen
input
Merupakan bagian dari sistem yang
bertugas untuk menerima data masukan yang digunakan sebagai komponen penggerak/
menangkap data/ pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan atau yang akan
dimasukan yang berupa dookumen-dokumen dasar. Input/ masukan dapat berasal dari
luar/ dalam organisasi. Komponen penggerak tersebut terbagi 2 kelompok:
·
Maintenance input
Energi yang dimasukan
supaya sistem dapat beoperasi. (Contoh: dalam mengambil keputusan, maka
maintenance inputnya adalah team manajemen, personil utama pengambilan
keputusan)
·
Signal input
Energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka
signal inputnya adalah informasi yang menunjang.
Komponen proses
Komponen dalam sistem yang melakukan
pengolahan input untuk mendapatkan hasil yang dibutuhkan. Contoh kegiatan
tersebut: klasifikasi, peringkasan,pencarian data,organisasi data, dll. Contoh
sistem pengambilan keputusan yang harus melibatkan semua sub sistem yang
terkait co: bagian keuangan.
Komponen output
Komponen hasil pengoperasian dalam suatu
sistem, sistem pengambilan keputusan
Komponen kendala
Komponen yang berisiko aturan atau batas
– batas yang berlaku. Akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Adanya
suatu kendala atau batasan yang jelas, akan mampu mengidentifikasi apa yang
harus diantisipasikan dalam mencapai tujuan sistem.
Komponen kontrol
Komponen pengawas dan pelaksanaan proses
pencapaian tujuan. Kontrol ini dapat berupa kontrol pemasukan input,
pengeluaran data, pengoperasian, dll.
Komponen umpan balik
Komponen yang memberikan respon atau
berjalannya suatu sistem. Kegiatan tersebut seperti perbaikan atau
pemeliharaan sistem.
keterangan gambar diatas: Dalam pembuatan laporan
penerimaan pajak Dinas Pendapatan Daerah Kab. Bogor.
1. input.
maksud dari input: pajak yang sudah
dibayar oleh wajib pajak dimasukkan ke dalam jaringan/ komputer.
2. Proses
Setelah itu data dari wajib pajak
tersebut di proses apakah sudah benar benar/ sesuai dengan bukti pembayaran
pajak yang diterima oleh Dinas Pendapatan Daerah
3. Output
dalam proses outout/ keluaran akan
diketahui hasil dari kenyataan/ realisasi dari penerimaan wajib pajak tersebut.
4. Kendala
Jika terdapat kendala/ masalah pada
hasil output, maka harus di selesaikan asal/ sumber penyebab tersebut.
5. Control
Setelah diselusuri penyebabnya, maka
data tersebut dan juga jalan/ proses itu diawasi sampai data tersebut jelas/
tidak menimbulkan masalah lagi
6. Feedback
memberikan suatu respon yang
terdapat di sistem yang sedang berjalan.
7. Wilayah warna abu-abu
merupakan suatu proses di dalam/
internal organisasi
8. Garis-garis di luar wilayah abu-abu
Jadi, jika output tersebut sudah sesuai
dengan tujuan yang dicapai, selanjutnya output tersebut akan melalui batas luar
organisasi yaitu seperti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan suatu pihak
(misalnya : pemerintah).
Konseptual SIM
Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem
fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum
dan model dasar analisis umum dan model keputusan.
SIM merupakan suatu gabungan subsistem fungsional yang
masing-masing dibagi 4 seksi pengolahan informasi yaitu :
1.Pengolahan transaksi
2.Dukungan operasi sistem informasi
3.Dukungan pengendalian manajerial sistem informasi
4.Dukungan perencanaan strategi sistem informasi
Public System dan Private System
·
Public
System dapat digunakan dalam suatu organisasi dan tersedia bagi siapa saja yang
berhak mengetahui informasi tersebut.
·
Private
System hanya dapat dipegang dan diketahui oleh perorangan.
·
Public
System dan Private System adalah sistem informasi formal dan informal.
Contoh Dari Public System antara lain: informasi jadwal
mengajar, Dosen, Staff, dan Mahasiswa yang dapat mengetahuinya bahkan orang diluar
juga dapat mengetahuinya karena bersifat umum.
Contoh Dari Private System antara lain: informasi keuangan
dalam kantor yang hanya diketahui oleh beberapa pihak saja, dikarenakan jika
informasi ini di ketahui oleh pihak yang bukan berkewajiban mengurusnya maka
akan jadi salah paham, dan gagal paham untuk yang lainnya.
Sistem Informasi Terstruktur dan
Tidak Terstruktur
·
Keputusan
terstruktur adalah keputusan terprogram yang berarti bahwa aturan keputusan
yang tidak ambigu.
·
Keputusan
tidak terstruktur adalah keputusan tidak terprogram.
Contoh Dari informasi terstruktur: informasi ini sudah di
organisir oleh beberapa pihak dan tidak memiliki lebih maksud karena sudah
memiliki 1 tujuan tertentu yaitu undangan pernikahan yang sudah ada satu tujuan
dan tidak dapat di ganti-ganti.
Subsistem
SIM
Aktifitas Manajemen
1.Pengendalian Operasional
2.Pengendalian Manajemen
3.Perencanaan Strategis
Pengendalian Operasional
Proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur
prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru
untuk diterapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya.
Perencanaan Strategi
Perencanaan strategik mengembangkan strategi sebagai sarana
sebuah organisasi untuk mencapai tujuannya.
Fungsi Organisasi
1.Pemasaran
2.Produksi
3.Logistik
4.Personalia
5.Keuangan dan Akuntansi
6.Pengolahan Informasi
7.Pucuk Pimpinan
Pemasaran
Meliputi semua kegiatan yang berkaitan dengan promosi dan
penjualan produk dan jasa.
Produksi
Meliputi teknik produksi, perencanaan fasilitas produksi,
penjadwalan & pengoperasian fasilitas produksi, penempatan & pelatihan
karyawan produksi, inspeksi & pengendalian mutu.
Logistik
Meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, sediaan dan
distribusi barang.
Personalia
Meliputi penerimaan, pelatihan, pencatatan, pembayaran dan
sebagainya.
Keuangan dan Akuntansi
Keuangan meliputi pemberian kredit, proses penagihan,
manajemen dana, pengaturan pembelanjaan (bertanggung jawab bagi pemastian
sumber dana dengan biaya serendah mungkin).
Akuntansi meliputi pengklasifikasian transaksi keuangan,
penyiapan anggaran & pengklasifikasian serta penganalisaan data biaya.
Pengolahan Informasi
Pemrosesan informasi meliputi permintaan untuk pengolahan,
permintaan untuk perbaikan program, usulan proyek & pengendalian hitungan.
Pucuk Pimpinan
Manajemen puncak meliputi fungsi direktur yang bertindak
dalam kedudukan sebagai pimpinan puncak.
Nilai
Tambah SIM bagi Perusahaan
Tangible
1.Perluasan pasar
2.Peningkatan penjualan
3.Informasi
4.Biaya produksi
5.Proses penyimpanan
Intangible
1.Peningkatan kepuasan konsumen
2.Peningkatan kepuasan karyawan
3.Peningkatan mutu dan jumlah informasi
4.Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen
5.Peningkatan mutu perencanaan
BAB III
Kesimpulan
Sistem informasi manajemen (SIM) atau management
information system (MIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk
menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM meng-hasilkan informasi
untuk melihat kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk
operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan
transaksi. Yang mungkin akan memudahkan kita dalam melakukan transaksi.
Daftar Pustaka
Komentar
Posting Komentar